Wir sollten von Orgamax nicht verlangen, ein DMS sein zu wollen.
Aber vielleicht kann Orgamax ein paar Dinge ändern, um einem DMS besser zuarbeiten zu können.

Bin auch grade am verzweifelten Suche bzgl. DMS. DMS ist ja an sich kein Thema, aber ich hab keinen Bock, bei jedem Arbeitsablauf nochmal 2 Minuten Zeit zu verlieren, um einen entsprechenden Beleg ins DMS zu bringen. Da hätte ich ja gleich das trockene Datev-Unternehmen-Online in der Cloud nehmen können. Meine Traumlösung wäre ja das DMS Agorum gewesen, denn das bietet ein Netzlaufwerk an, das quasi direkt aus dem revisionssicheren DMS kommt. Aber der Preis war indiskutabel; da kann ich mir 10 Jahre nen Minijobber anstellen, der 3 Stunden die Woche die Belege per Hand scannt und in ein stinknormales DMS dragdroppt,

Ich werde es in Kürze mal mit ecoDMS versuchen ... ich denke aber, dass Orgamax an einigen Stellen ggf. gute Zuarbeit leisten könnte, wenn es ein minimalst umprogrammiert würde. Es wäre gut, wenn man in Orgamax einstellen könnte, in welche Verzeichnisse z.b. die automatisch erstelle PDFs von Rechnungen, Lieferscheinen, Angeboten, etc mit welchem Dateinamensschema (zb Ausgangsrechnung_(kundennr)_(rechnungsnr)_(datum).pdf zusätzlich abgelegt werden. Diese Pfäde könnte man dann zb. auf den Input-Netzlaufwerk-Ordner eines DMS umbiegen,

Evt. wäre ja mal eine Umfrage von Deltra an alle Orgamax-Nutzer (zb im Newsletter) interessant, um rauszukriegen, welche DMS-Systeme die Orgamax-Nutzer so einsetzen und evtl, auch wie sie die beiden Systeme (zb mit batchjobs oder sonstigen Tricks) verzahnt haben.



Kann ja nicht sinnvoll sein, jeden erzeugten archviierungsrelevanten Vorgang in Orgamax von Hand als zu speichern und dann noch ins DMS zu importieren. Das sind am Tag hundert Mausklicks mehr.

Das Thema "Wie kriege ich erzeugte Angebote und Ausgangsrechnungen möglichst problemlos von Orgamax in ein DMS" (ohne extra nochmal nen PDF-Export zu machen und den an einer Stelle zu speichern, wo er dann ins DMS importiert wird), dürfte in Kürze explosiv werden, denn Handwerk und Kleinbetriebe wachen bzgl. GOBD-Archivierungspflicht jetzt erst auf ... und spätestens, wenn die ersten Prüfungen wegen Verstößen Nachzahlungen anberaumen, wird ein Run auf diese Problematik losgehen.

[Dieser Beitrag wurde 1mal bearbeitet, zuletzt am 20.01.2018 um 20:48.]

Das kommt auch auf die zu erwartende Menge an.
Offensichtlich erwartest Du auch (noch) zuviel von Orgamax

Dokumente sammeln; am Ende des Monats komplett in einem Rutsch scannen und das ganze zusammen mit dem Datev-Export ab zum Steuerberater.

Am Ende des Jahres zippen und für die nächsten 10 Jahre vorhalten. [Dieser Beitrag wurde 3mal bearbeitet, zuletzt am 21.01.2018 um 11:50.]

@ kulli

Gut und simpel gedacht,
aber bei der von dir vorgeschlagenen, doch recht einfachen Vorgehensweise, verstößt du mehrfach
gegen die GOBD und ebenso gegen die EU - DSGVO.
Ob teuer oder nicht, zumindest ein DMS System und eine organisatorische
Umstellung aller Unternehmensworkflows kommt wohl auf ALLE Unternehmen zu,
die bisher nicht nach den oben genannten Richtlininien und Gesetzgebungen arbeiten.
Und das Thema: Verfahrensdokumentation fangen wir besser in dem Forum hier
garnicht erst an.

Dann erleutere das mal genau mit den Verstößen, ich lerne gerne dazu. [Dieser Beitrag wurde 2mal bearbeitet, zuletzt am 27.04.2018 um 06:03.]

Wir haben im Posteingang einen Epson WF-6590 mit dem wird alle Post in ein Verzeichnis POSTBOX gescannt. Der scannt schnell und auch beidseitg in einem Durchgang.
Alle Rechnungen usw. per email ziehen wir auch in diesen Ordner.
Dieses Verzeichnis ist die Postbox von ELO, dem elektronische Leitz Ordner. Dort wird dann das Dokument geöffnet, je nach Dokument bei Orgamax zb. eine Eingangsrechnung angelegt und eine Kopie zur Eingangsrechnung ins Dokumentenverzeichnis abgelegt. Anschließend archivieren wir die Rechnung in ELO revisionssicher.
Einziger Nachteil (oder auch nicht), die Rechnungen sind doppelt abgelegt was mich allerdings nicht wirklich stört.