Hallo zusammen,

ich bin gerade dabei unseren OrgaMAX Workflow einzurichten. Wir haben 3 Arbeitsplätze und nutzen die "OrgaMAX-Mobil Cloud".

OrgaMAX hat zwar leider keine OCR-Funktion, wir finden es aber dennoch verlockend, diverse Dokumente in OrgaMAX hochzuladen (Eingangsrechnungen, Kundendokumente usw.).

In einigen Jahren dürfte dadurch sicherlich eine Datenbank mit mehreren Gigabyte an Größe entstanden sein.

Lässt sich eine Datenbank voller Dokumente noch gut handhaben?
Gibt es da eine Obergrenze, ab der man nicht mehr vernünftig arbeiten kann?
Wird die Arbeitsgeschwindigkeit merklich langsamer?

Eine Datensicherung mit einer großen Datenbank ist bestimmt umständlicher?

Alternativ würden wir unsere Dokumente scannen und als textlesbare PDF´s speichern (OCR Behandlung). Der Dateiname wäre die Belegnummer. In OrgaMAX würden wir dann die Belegnummer manuell notieren.
Das wäre eine Alternative, mit der wir auch recht fix auf Dokumente zugreifen könnten, ohne das die OrgaMAX Datenbank belastet werden würde.

Welchen Workflow würdet ihr empfehlen, DMS in OrgaMAX oder extern?

Danke.

Viele Grüße,
Christian Krüger [Dieser Beitrag wurde 1mal bearbeitet, zuletzt am 24.06.2013 um 00:56.]www.lumentis.de - Portraitfotografie aus Berlin

wir scannen die Belege in Orgamax ein, und benennen dann die pdf mit der Vorgangsnummer um. Da die pdf nicht in die Datenbank eingebunden ist, wirkt sich das auch nicht auf die Geschwindigkeit aus.
Leider kann man die Vorgangsnummer nicht mit dem Datevexport übertragen, so dass die Belege nur für den Internen gebraucht nutzbar sind. Das finde ich schade, denn es wäre doch schön, wenn auch der Steuerberater davon profitieren könnte und anhand der Vorgangsnummer die Belege heraussuchen könnte.

Orgamax ist eine reine Warenwirtschaft. Ernsthaftes Dokumenten Management ist damit nicht zu realisieren.

Ein DMS zeichnet sich z.B. durch Versions- und Rechtemanagement sowie die dokumentenspezifische Eigenschaftendialoge aus.

Orgamax legt die Dokumente nur in der Explorer Struktur ab, und dieses leider nicht besonders gut

Wir nutzen ein separates DMS und synchronisieren darin Ordnerstruktur von Orgamax. D.h. wenn jemand in OM einen neuen Kunden anlegt und ein Dokument darin abspeichert wird automatisch im DMS ein Verzeichnis erstellt. Ein voreingestellter Workflow ergänzt automatisch die Dateinamen, liest die OCR Daten aus, setzt Rechte, etc...

Das Hinzufügen und der Zugriff auf die Dokumente kann dann auf 3 Wegen erfolgen:

1. Über den Explorer
2. Per Orgamax
3. Im DMS, hier können dann pro Dokument spezifische Eigenschaften hinzugefügt werden, Aufgaben zur Wiedervorlage erstellt werden oder das Dokument wird verschlüsselt und komprimiert in das Langzeitarchiv verschoben.


Buchhaltungsrelevante Dokumente wie Quittungen, etc. speichern wie nicht in OM bzw. DMS ab. Hierfür nutzen wir eine Buchhaltungssoftware mit digitalem Archiv. Revisionssichere Archivierung nach Abgabenordnung, HGB und GDPU. ______________________________________________________________

Sind wir nicht alle ein bisschen Buhl?

aktuell sieht es leider noch so aus!

@ Profilaie

Welches DMS nutzt Du/Ihr?

@ pepelepew

Das ist nicht sehr viel. Sichert das interene Backup denn auch die abgelegten Dokumente? Ich dachte nur die Datenbank.. --------------------------------------------------------------------
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(Frei nach Rene Egli)

ich denke / hoffe schon, dass die Dokumente mitgesichert werden, sonst macht das Backup ja nur halbsoviel Sinn.

Danke für die viele Antworten!

@ Profilaie

Es wäre wirklich interessant zu wissen, welches DMS System ihr einsetzt? www.lumentis.de - Portraitfotografie aus Berlin

@ pepelepew

Im Dialog-Fenster "Datensicherung" kann man Häkchen setzen für das Sichern von:
- Gespeicherte Kundendokumente sichern
- Rechnungsarchiv sichern
- Zeichnungen sichern

Demnach kann man frei entscheiden, ob man Dokumente immer direkt mitsichern möchte oder ob man für die Sicherung der Dokumente einen alternativen Workaround einsetzt.

Neben den oben genannten Dokumenten-Kategorien, gibt es jedoch noch weitere Kategorien in denen Dokumente abgelegt werden können:
- Artikel
- Aufgaben
- Auftraege
- EmailAnhaenge
- Lieferanten
- Projekte
- Zahlungen
siehe Pfad "C:\orgaMAX\Dokumente\0"

Diese würden demnach NICHT automatisch über die Standard-Datensicherung mitgesichert werden können. [Dieser Beitrag wurde 1mal bearbeitet, zuletzt am 29.06.2013 um 17:27.]www.lumentis.de - Portraitfotografie aus Berlin

was wohl auch Sinnvoll wäre bei max 4GB Sicherung.

So wie ich zuletzt in einem Telefonat mit dem Support mitbekommen habe, kann man die DB Datei einfach kopieren, und hat so ein Backup.

Wenn dem so wäre kann man sicher auch mit einer externen Backuplösung vermutlich automatisiert und komfortabel alle benötigten Dateien und Verzeichnisse sichern.. --------------------------------------------------------------------
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(Frei nach Rene Egli)

Hallo zusammen,

Ich hole das Thema nochmal hoch, da es uns im Moment auch betrifft und daher gezielt die Frage an euch:

Wie löst ihr die Dokumentenablage möglichst professionell und gleichzeitig ohne doppeltes Einscannen und erfassen, etc.

Gibt es da gute Beispiele im Zusammenhang mit orgaMax?

Viele Grüße
Jonas